Tips Etika mengirim Email

Kini, dengan berkembangnya teknologi, waktu seakan terasa amat berharga. Dalam berkomunikasi saja, kita tentu menginginkan respons yang cepat. Selain menggunakan berbagai aplikasi pada ponsel, kita juga tentu menggunakan e-mail sebagai sarana komunikasi profesional karena menggunakan email jauh lebih murah di bandingkan dengan menggunakan fax.

E-mail yang pernah dianggap sebagai bentuk komunikasi kasual, kini menjadi salah satu bentuk yang paling disukai dari komunikasi korporat. Berikut adalah etika mengirimkan e-mail formal:

1. Usahkan tetap singkat dan menarik
Saat menulis e-mail resmi, pastikan tetap singkat, jelas, dan langsung ke pokok permasalahan. Kebanyakan karyawan menerima sejumlah e-mail setiap hari. Sebuah e-mail yang jelas akan membantu seseorang segera memahami, mengatur, dan merespons. Jika pesan dapat disampaikan dalam satu kalimat, tidak ada gunanya berbelit-belit. Selain itu, menulis e-mail formal yang jelas dan singkat akan membantu Anda membangun kesan yang baik.

2. Hindari lampiran berat
Akun e-mail memiliki ruang penyimpanan yang terbatas. Selain itu, e-mail berat sering ditandai sebagai spam. Maka itu, hindari melampirkan file berat dan dokumen dalam e-mail resmi kecuali benar-benar diperlukan.

3. Perhatikan judul e-mail
Subjek e-mail dianggap yang paling penting. Supaya e-mail Anda dibaca dan ditandai oleh penerima, judul harus menarik dan cukup jelas. Hindari menggunakan baris judul yang panjang karena akan sulit diperhatikan pembaca.

4. Hindali kirim e-mail saat marah
Ketika marah, kita seringnya cenderung mengungkapkan hal-hal yang kemudian disesali. Pada gilirannya, ketika marah, nada e-mail kita mungkin akan terkesan agresif. Kita harus memahami bahwa pembaca bisa memahami apa yang telah ditulis dengan cara yang berbeda. Jadi, mungkin ada saat ketika e-mail bisa tampil lebih agresif daripada sebenarnya. Pastikan pikiran Anda adalam keadaan tenang ketika membalas e-mail yang menantang.

5. Koreksi kembali
Terakhir, tapi terpenting, baca kembali e-mail Anda sebelum mengirimkannya. Kemungkinannya adalah bahwa Anda mungkin telah salah mengetik kata atau mungkin telah kehilangan poin penting. Bagi mereka yang bekerja di bidang humas, atau komunikasi perusahaan, kesalahan ketik adalah hal fatal. e-mail dengan kesalahan ketik konstan dan ganda dan kesalahan tata bahasa akan merugikan reputasi profesional Anda. dan yang paling penting gunakan anti virus terupdate untuk cek file attachment anda sebelum email tersebut dikirim agar tidak menimbulkan problem pada si penerima.