Maksimalkan Email Kantor

Memiliki sendiri meja kerja pribadi yang dilengkapi dengan seperangkat komputer dengan fasilitas internet super cepat memang memberi kemudahan dalam menyelesaikan segala urusan pekerjaan. Anda bisa browsing, berkirim e-mail dengan rekan-rekan kerja hingga memperluas jaringan Anda.

Saat mengecek email, berhati-hatilah. Bisa-bisa waktu Anda terbuang percuma selama satu hari hanya karena Anda terlalu disibukkan mengecek banyaknya email yang masuk ke inbox Anda. Untuk menyiasatinya, perhatikan cara-cara berikut ini:

1. Periksa e-mail dua kali sehari
Banyaknya waktu terbuang percuma dalam pekerjaan salah satu penyebabnya karena terlalu sering mengecek e-mail yang masuk. Agar lebih efektif, periksa email Anda dua kali sehari. Lakukan pada saat Anda sedang tidak terlalu disibukkan dengan pekerjaan, misalnya pada jam-jam pagi (08.00) sebelum memulai beraktivitas kerja dan setelah waktu kerja selesai pada jam 6 sore.

2. Pakailah dua akun yang berbeda untuk e-mail pribadi dan urusan pekerjaan. Ini adalah langkah yang tepat memisahkan urusan kantor dan masalah pribadi. Ingat, Anda harus sangat disiplin dengan sebisa mungkin menghindari godaan untuk membuka e-mail pribadi Anda.

Bagilah waktu Anda sebaik mungkin, jika di kantor maka urusan yang paling penting adalah pekerjaan, sedang untuk urusan pribadi lakukan di rumah saja. Semisal Anda tergabung dalam sebuah komunitas atau milis, usahakan supaya milis tersebut dikirim ke akun pribadi Anda karena dapat dibuka di waktu senggang.

3. Menyaring e-mail tidak penting
Terkadang banyak kita jumpai email komersil (junk email) masuk ke dalam inbox dan jumlah puluhan. Hal ini tentu saja sangat mengganggu, karena itu penting sekali untuk menggunakan program-program yang dapat membuang secara otomatis junk email tersebut. Tujuannya supaya waktu Anda tak terbuang percuma.

4. Atur pesan dan alamat yang masuk
Manfaatkan fitur address book dalam program e-mail Anda untuk mengatur semua e-mail penting yang masuk. Selain tidak menghabiskan waktu, fitur ini akan menghindarkan Anda dari kesalahan-kesalahan kecil seperti salah mengetik alamat. Masukkan pesan-pesan tersebut dalam folder agar lebih rapi, sehingga inbox hanya berisi pesan-pesan yang belum terbaca.

5. Lakukan sesimpel mungkin
Jika Anda diharuskan membalas suatu e-mail, buatlah balasan sesingkat mungkin, semisal dengan jawaban ya atau tidak (tentunya ini bila memungkinkan).

6. Hindari godaan chatting
Sebisa dan sekuat mungkin hindari godaan menggunakan fasilitas chatting di saat jam-jam produktif Anda berjalan. Chatting tak penting hanya akan membuat konsentrasi Anda pada pekerjaan menjadi terpecah-pecah. Bahkan jika ini dilakukan pada waktu istirahat terkadang bisa membuat lupa waktu. Namun lain hal jika chatting harus dilakukan untuk urusan pekerjaan.