Kealpaan Organisasi

Saat ini kesadaran tentang penting­nya peran pengetahuan demi tercapainya peningkatan efisiensi, kinerja, dan daya saing perusahaan semakin meningkat.

Pengetahuan yang dimiliki perusahaan dihimpun dari penga­laman, kapabilitas yang melekat pada diri karyawan, pembelajaran, dan arus informasi dari luar yang deras mengalir. Namun, ada kalanya pengetahuan-pengetahuan yang telah terhimpun tersebut hilang, disengaja dan tidak.

Hal inilah yang diistilahkan oleh Martin dan Philip sebagai kealpaan organisasi atau organization forgetting.

Kealpaan organisasi dapat berdampak bagi kiner­ja dan daya saing organisasi, baik positif maupun negatif. Kealpaan organisasi, dapat dilakukan secara sengaja (intentional) guna membuang pengetahuan dan rutinitas organisasi sehingga memberi jalan bagi hadirnya pengetahuan dan rutinitas baru yang lebih bernilai.

Tugas-tugas, aturan, nilai-nilai, dan strategi tertentu perlu ditinggalkan sebelum pengetahuan baru diraih. Namun, kealpaan juga dapat terjadi dalam bentuk merosotnya pengetahuan organi­sasi yang tidak disengaja (accidental) dan tidak diinginkan. Kealpaan jenis inilah yang berdampak buruk bagi organi­sasi.

Menurut De Holan, Philips, dan Lawrence, alpanya pengetahuan dapat diakibatkan oleh empat hal, yakni rusaknya kesadaran (memory) organisasi akan pengalaman masa lampau, kegagalan pengu­a­saan pengetahuan, meninggalkan pembelajaran (unlearning), dan menghindari kebiasaan buruk. Keempatnya bergantung kepada disengaja atau tidak hilangnya pengetahuan dan juga apakah pengetahuan tersebut baru diraih atau telah tertanam sejak lama.

Kesadaran organisasi adalah informasi yang disimpan berdasarkan sejarah organisasi yang berpengaruh bagi penafsiran peristiwa masa kini dan masa depan dari aneka peristiwa dan keputusan manajerial. Perusahaan sering kali mengabaikan atau tidak mengoptimalkan pengetahuan dan kebijaksanaan yang sebenarnya telah lama bersemayam.

Hal ini berakibat lenyapnya kebijaksanaan, konsep, praktik-praktik organisasi, dan nilai-nilai yang berharga. Tidak jarang, perusahaan harus menanggung biaya sangat mahal karenanya. Karyawan-karyawan terbaik meninggalkan organisasi, hubungan kerja merenggang, dan dokumen-dokumen penting tak terurus.

Pada gilirannya, kinerja merosot dan daya saing melemah. Untuk mengatasinya, perusahaan harus pandai-pandai mengidentifikasi tempat bersemayamnya pengetahuan-pengetahuan yang bernilai, yang letaknya sering kali tersembunyi, tidak dinyatakan secara jelas, dan tidak resmi. Jenis pengetahuan seperti inilah yang dikenal dengan istilah tacit knowledge.

Kemudian, perusahaan juga harus pandai memelihara pengetahuan tersebut, terutama bila pemanfaatannya dilakukan secara tidak menentu.

Perusahaan juga kerap lalai menyebarluas­kan pengetahuan pada seluruh karyawan, sehingga lenyap saat ada karyawan yang pergi akibat absennya mekanisme untuk alih pengetahuan.

Untuk mencegahnya, pengetahuan yang dimi­liki individu harus diserap dan diinstitusionalisasi sehingga perusahaan tidak bergantung kepada figur-figur tertentu. Hal ini sangat penting terutama untuk pengetahuan yang bersifat tacit knowledge.

Proses pembelajaran

Dalam proses penguasaan pengetahuan, pertama-tama setiap pengetahuan yang dimiliki perusahaan harus dijadikan eksplisit, untuk kemudian dikomunikasikan kepada karyawan sehingga tertanam dalam pikiran mereka.

Guna mengeksplisitkan tacit knowledge, dapat digunakan model SECI (Socialization, Externalization, Combination, and Internalization) yang diperkenalkan oleh Nonaka dan dan Takeuchi. Dalam tahap sosialisa­si (Socialization), tacit knowledge dibagikan melalui komunikasi tatap muka atau berbagi pengalaman. Contohnya adalah kegiatan magang.

Dalam eksternalisasi (externalization), peng­alihan tacit knowledge menjadi explicit knowledge dilakukan melalui pengembangan konsep dan model. Dalam tahap ini tacit knowledge dikonversikan ke dalam bentuk-bentuk yang lebih mudah dipahami dan diinterpretasikan sehingga dapat dimanfaatkan oleh orang lain.

Dalam tahap kombinasi (combination), pengetahuan dikumpulkan ke dalam satu kesatu­an yang lebih luas. Pada tahap ini, pengetahuan juga dianalisis dan diorganisasi. Internalisasi (internalization) dalam hal ini berarti mema­hami explicit knowledge. Terjadi tatkala explicit knowledge ditransformasikan menjadi tacit knowledge dan menjadi bagian dari informasi dasar individu.

Meninggalkan pembelajaran (unlearning) dapat dibenarkan bila dilakukan demi menying­kirkan hal-hal yang telah mapan tetapi menjadi penghalang terwujudnya daya saing dan kinerja unggul.

Meninggalkan pembelajaran dapat dilakukan dengan memutus rutinitas, meng­ubah struktur dan mengelola budaya sede­mikian rupa sehingga pengetahuan yang telah mengakar dengan dalam akhirnya tercera­but.

Tantangan yang dihadapi adalah kemungkin­an munculnya resistensi akibat rutinitas, struktur, dan budaya yang telah dalam mengakar sehingga perubahan enggan dilakukan. Meninggalkan pembelajaran juga dapat meng­akibatkan terganggunya kegiatan-kegiatan strategis perusahaan.

Menghadapi situasi ini, perusahaan dapat melakukan langkah-langkah yang lebih mendasar, seperti divestasi, menutup departemen atau divisi tertentu, dan restrukturisasi.

Perusahaan tidak boleh melupakan keberhasilan dan kegagalan yang pernah diraih. Perusahaan juga harus waspada saat berniat membangun kolaborasi dan/atau kemitraan mengingat sang mitra boleh jadi dapat menularkan rutinitas, ide-ide, praktik, dan nilai-nilai yang tidak menguntungkan.

Jadi, menyampingkan pengetahuan yang telah usang dan menggantinya dengan pengetahuan baru yang lebih berharga, serta menjaga dan mengembangkan pengetahuan yang tepat akan mendorong kemajuan perusahaan dalam jangka panjang.