Meeting tidak akan menghasilkan keputusan yang berarti bila tidak didukung dengan perencanaan yang baik. Seringkali penanggung jawab meeting dijadikan tertuduh karena meeting yang diadakan dinilai kurang memuaskan dan tidak berjalan dengan efektif.Beberapa point berikut perlu diperhatikan agar meeting dapat berjalan dengan efektif.
Tetapkan tujuan meeting. Bila tidak ada yang perlu dibahas, didiskusikan ataupun dieavaluasi maka sebaiknya tidak perlu mengadakan meeting .
Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Akan lebih baik bila meeting menghadirkan peserta tidak lebih dari 6-7 orang. Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak.
Siapkan agenda atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar acara meeting. Sampaikan padanya untuk memasukan topik yang ingin dibahas dalam meeting, nama peserta yang hadir, waktu dan tempat lokasi meeting dan hal-hal yang perlu di bawa oleh mereka peserta meeting.
Pastikan meeting dimulai dan diakhiri tepat pada waktunya. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri meeting sesuai yang dijadwalkan. Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada Anda.
Buat resume hasil akhir meeting. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk membuat catatan hasil meeting. Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan dalam meeting, beberapa hal yang telah disetujui dan beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan hasil copy-an dari catatan tersebut kepada peserta meeting yang hadir.
Evaluasi hasil meeting. Biasakan untuk mengevaluasi setiap meeting yang telah dijalani. Ini penting agar Anda bisa mencari tahu letak kekurangan meeting tersebut dan dapat memperbaikinya dikemudian hari.
Bila meeting cenderung diselingi dengan perdebatan antar sesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang bisa bersikap netral dan menjadi penengah dalam meeting tersebut.
